আবেদন, রিপোর্ট, সার্টিফিকেট বা রেজুমে—প্রায় সব ক্ষেত্রেই PDF ফরম্যাটে ফাইল চাওয়া হয়। এর কারণ হলো PDF সব ডিভাইসে একই রকম দেখায়, বিন্যাস নষ্ট হয় না। কিন্তু অনেকেই জানেন না কীভাবে নিজের লেখা PDF বানাবেন বা আকার কমানো যায়, ফলে ছোট কাজেও সমস্যায় পড়েন।
PDF ফাইলের সুবিধা
PDF এর সবচেয়ে বড় গুণ হলো নির্ভরযোগ্য বিন্যাস। যেখানে পাঠানো হয়, সেখানে ফন্ট বা ছবি নড়ে যায় না। সুরক্ষার জন্য চাইলে ফাইলে পাসওয়ার্ডও দেওয়া যায়, যা গোপন কাগজ পাঠানোর সময় কাজে লাগে।
- সব ডিভাইসে একই রকম দেখা যাওয়া
- প্রয়োজনে পাসওয়ার্ড দেওয়ার সুবিধা
- ফাইল আকার সাধারণত অন্যান্য ফরম্যাটের চেয়ে ছোট
- ছাপানোর আগে যাচাই করা সহজ
নিজের লেখা PDF বানানোর উপায়
যেকোনো লেখার সফটওয়্যার থেকে PDF আকারে সংরক্ষণ করা যায়। অনলাইন টুলও আছে, তবে গোপন কাগজ অনলাইন টুলে দেওয়া উচিত নয়। স্ক্যান করা কাগজকে PDF বানানোর সহজ উপায় হলো মোবাইলের ক্যামেরা থেকে সরাসরি স্ক্যান করে সংরক্ষণ করা।
- লেখা তৈরি করে সংরক্ষণের সময় PDF বেছে নিন।
- পাতার মাপ ঠিক আছে কি না দেখুন।
- ফাইলের নাম স্পষ্ট রাখুন।
- তারপর সেটি খুলে একবার যাচাই করুন।
ফাইলের আকার কমানো
অনেক সময় নির্দেশিকায় নির্দিষ্ট আকারের চেয়ে বড় ফাইল পাঠানো যায় না। ছবির মান কমিয়ে সংরক্ষণ করা, অতিরিক্ত পাতা বাদ দেওয়া বা শুধু দরকারি অংশ রাখলে আকার কমে। ছবি তোলার সময় কম রেজোলিউশনে তুললে সেটিও কাজে দেয়।
স্ক্যান করার সময় খেয়াল রাখুন
স্ক্যান করা ফাইল পড়া না গেলে সেটি অকেজো। তাই ভালো আলোতে, সোজা করে ছবি তোলা জরুরি। ছায়া পড়লে বা কাগজ বাঁকা থাকলে লেখা অস্পষ্ট আসে এবং যাচাইয়ের সময় সমস্যা হয়।
প্রিন্ট করার আগে যা দেখে নেবেন
ছাপানোর আগে নিশ্চিত করুন পাতার মাপ সঠিক আছে, প্রিন্টের নির্দেশে যথেষ্ট ফাঁকা জায়গা রাখা হয়েছে, এবং কোনো লেখা কাটা পড়ছে না। কাগজের দুই দিকে ছাপাতে চাইলে সেটি আগেই ঠিক করুন, নইলে মনে গুলিয়ে যায়।
- লেখা কাটা পড়ছে কি না দেখা
- কত কপি দরকার সেটি আগে ঠিক করা
- স্ক্যান ও কালি যথেষ্ট আছে কি না দেখা
অন্যের কাগজ নিয়ে কাজ করার সময়
কাগজ কপি বা সম্পাদনা করলে মূল কপি আলাদা ফোল্ডারে রাখুন। অনেক সময় মূল ফাইল হারিয়ে গেলে সময়ে স্বীকারোক্তি দেওয়া কষ্টকর হয়। অফিশিয়াল কাগজের ক্ষেত্রেও একই নিয়ম। নাম বা সংখ্যা বদলানোর প্রয়োজন হলে নির্দেশিকা মেনে করা উচিত।
ফাইল সংরক্ষণের সহজ নিয়ম
একটি কাজ শেষ হলে সেটি সঙ্গে সঙ্গে সংরক্ষণ করুন এবং নামে কী আছে সেটি বোঝা যায় এমন রাখুন। একই ফাইলের অনেকগুলো সংস্করণ জমে গেলে পরে কোনটি আসল, সেটি বোঝা কষ্টকর হয়ে যায়।
গুরুত্বপূর্ণ কাগজের একটি কপি নিজের কাছে রাখা এবং অন্যটি ইন্টারনেটে রাখা—দুই জায়গায় থাকলে এক জায়গায় সমস্যা হলেও অন্য জায়গা থেকে নেওয়া যায়।
- কাজ শেষে সঙ্গে সঙ্গে সংরক্ষণ
- ফাইলের নাম বোঝা যায় এমন রাখা
- একই কাগজ দুই জায়গায় রাখা
কাগজ পুনরায় ব্যবহার করা
এক পিঠ ছাপানো হয়ে গেলে উল্টো দিকে খসড়া ছাপানো যায়, এতে কাগজ বাঁচে। তবে আবেদন বা প্রতিষ্ঠানের কাগজের ক্ষেত্রে সব সময় নতুন কাগজ ব্যবহার করা উচিত, কারণ পুরনো ছাপা থেকে বিভ্রান্তি তৈরি হতে পারে।
শেষ কথা
আজ নিজের সবচেয়ে দরকারি একটি কাগজ ভালোভাবে স্ক্যান করে PDF বানান এবং সেটি একটি আলাদা ফোল্ডারে রাখুন। পরের বার আবেদন বা চাকরির কাজে সেই ফাইল হাতের কাছেই থাকবে।
