ভর্তির পালা এলেই সবচেয়ে বেশি দুশ্চিন্তা হয় কাগজপত্র নিয়ে। কোন নথি লাগবে, কত কপি দিতে হবে, কোনটি মূল আকারে নিয়ে যেতে হবে — এসব আগে থেকে না জানা থাকলে বারবার স্কুল বা কলেজে ছোটাছুটি করতে হয় এবং সময় নষ্ট হয়। সত্যি বলতে, নথিপত্রের তালিকা প্রায় একই রকম হয়, শুধু স্তর অনুযায়ী দু-তিনটি জিনিস.থাকে। তাই একটি ফোল্ডার বানিয়ে সব নথি গুছিয়ে রাখলে ভর্তির দিন অনেকটা চাপ কমে যায়। কারিগরি বা পেশাগত কোর্সে কিছু বাড়তি নথিও লাগতে পারে, সেগুলি নির্দিষ্ট স্কুল বা প্রতিষ্ঠানের ঘোষণায় জানিয়ে দেওয়া হয়।
সাধারণভাবে যেসব নথি লাগে
- জন্ম তারিখের প্রমাণপত্র বা জন্ম সার্টিফিকেট।
- আগের শ্রেণির পরীক্ষার মার্কশিট বা ফলাফলের প্রমাণপত্র।
- স্কুল বা কলেজ ছাড়ার সার্টিফিকেট (Transfer Certificate)।
- মাইগ্রেশন সার্টিফিকেট, যেখানে প্রযোজ্য।
- অভিভাবকের পরিচয়পত্র ও ঠিকানার প্রমাণ।
- নির্ধারিত মাপের পাসপোর্ট ছবি ও স্বাক্ষরের নমুনা।
- সংরক্ষিত শ্রেণির প্রমাণপত্র বা অন্য কোনো শংসাপত্র, যেখানে প্রযোজ্য।
- ব্যাংক অ্যাকাউন্টের বিবরণ, যেখানে প্রতিষ্ঠান চায়।
মূল আর কপি — কীভাবে জমা দেবেন
সাধারণত আবেদনের সময় কপি জমা নেওয়া হয় এবং যাচাই বা ভর্তি নিশ্চিত হওয়ার পরে মূল নথি দেখতে চাওয়া হয়। তাই মূল নথি কখনও স্ট্যাপল করা, মোড়া বা অন্য কারও কাছে জমা রাখা উচিত নয়। সব নথির দুই-তিন কপি আগে থেকেই করিয়ে রাখুন এবং প্রতিটি কপির পিছনে আপনার মোবাইল নম্বর লিখে রাখুন, যাতে হারিয়ে গেলে ফিরে পাওয়ার সুযোগ থাকে। প্রতিষ্ঠান যদি মূল নথি কিছুদিন রেখে দেয়, তবে সেই জমার কাগজ বা রসিদ অবশ্যই নিয়ে নিন।
নথি হারিয়ে গেলে বা নামে হেরফের থাকলে
কোনো নথি হারিয়ে গেলে আতঙ্কিত না হয়ে সংশ্লিষ্ট বোর্ড বা প্রতিষ্ঠানের নির্দিষ্ট প্রক্রিয়ায় তার নকল বা প্রত্যয়িত কপি করার আবেদন করা যায়। অনেক সময় দেখা যায় সার্টিফিকেটে নামের বানান আর ফর্মে লেখা নামের বানান মিলছে না — এই সমস্যা আগেই ধরলে সংশোধন করা সহজ হয়। জন্মতারিখ বা নাম সংশোধনের জন্য আলাদা আবেদন, নির্দিষ্ট নথি ও সময় লাগে, তাই ভর্তির মরসুমের আগেই বিষয়টি সেরে ফেলা ভালো। এ ধরনের কাজের সঠিক নিয়ম ও সময়সীমা সবসময় সংশ্লিষ্ট বোর্ড, প্রতিষ্ঠান বা শিক্ষা দপ্তরের অফিসিয়াল ওয়েবসাইট থেকে যাচাই করে নিন।
মূল কথা: ভর্তির সময় কাগজের অভাবে দৌড়াদৌড়ি এড়াতে হলে আজই একটি ফোল্ডার বা খামে সব নথির মূল ও কপি আলাদা করে গুছিয়ে রাখুন। ভর্তির সময় কোন বছর কোন নথি লাগবে, তা নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের প্রকাশিত ঘোষণা থেকেই নিশ্চিত হয়ে নিন।
নথি জমা দেওয়ার আগে শেষবার যা দেখবেন
সব কপি স্পষ্ট হয়েছে কি না দেখে নিন — ফটোকপি যদি জলছাপযুক্ত বা অস্পষ্ট হয়, তাহলে আবেদন আটকে যেতে পারে। ছবি কত সালে তোলা, সেটিও খেয়াল রাখুন; অনেক প্রতিষ্ঠান সাম্প্রতিক ছবি চায়। অভিভাবকের স্বাক্ষর বা পরিচয়পত্রের কপি কোথায় লাগবে এবং কোন নথি নিজে হাতে জমা দিতে হবে — এই তথ্য নির্দিষ্ট প্রতিষ্ঠানের নির্দেশিকা থেকেই জেনে নিন, কারণ নিয়ম বদলায়।
যেসব নথি মূল আকারে জমা দিচ্ছেন, তার একটি তালিকা বানিয়ে জমার রসিদ বা কাগজ সঙ্গে রাখুন। পরে ফেরত নেওয়ার সময় সেই কাগজই সবচেয়ে কাজে দেবে। নথি নিয়ে কোনো সন্দেহ থাকলে ভর্তির সময়সীমার আগেই স্কুল অফিসে গিয়ে প্রশ্ন করে নেওয়া ভালো, শেষ দিনে গেলে ভিড়ে অনেক কিছু এড়িয়ে যেতে হয়।
